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Regolamento CNA Audit

Regolamento - CNA AUDIT

TITOLO I
Definizione, ambiti di competenza

Art.1

CNA Audit risponde alle indicazioni previste nell’art 23 – Bilanci - dello Statuto Nazionale.

Art.2

CNA Audit è prevista in conformità a quanto stabilito nell’ art.20 – Bilanci tipo - punto 4 del Regolamento Attuativo dello Statuto CNA Nazionale

Art.3

CNA Audit ha competenza esclusiva nello svolgimento delle funzioni di certificazione di Bilanci, Ispezioni e verifiche Ordinarie, Ispezioni e verifiche Straordinarie.
Ha altresì competenza:
1. nell’attribuzione di un indice in ambito Analisi Economica Patrimoniale;
2. nell’attribuzione di un indice in ambito Analisi Organizzativa Servizi;
3. nell’attribuzione di un indice in ambito Analisi della Democrazia Interna.
4. Nella predisposizione di una valutazione complessiva e riepilogativa dei tre punti precedenti, nella proposta di correttivi ed interventi ordinari o di interventi straordinari.

Art.4

CNA Audit ha competenza, ove ritenuto necessario, in sede di approvazione del Bilancio Consuntivo delle CNA Territoriale o delle CNA Regionale ad esprimere parere consultivo.
CNA Audit potrà formalizzare il proprio parere consultivo anche attraverso una sintetica relazione che potrà essere inviata alla struttura territoriale e/o Regionale in base a quanto disposto dal Presidente Nazionale e Segretario Generale .

Art.5 - Sede

CNA Audit ha sede presso CNA Nazionale.

TITOLO II
Composizione e organizzazione

 

Art.6 - Composizione

Il Gruppo di Lavoro di CNA Audit è composto da 12 membri ed opera sotto la responsabilità del Direttore della Divisione Organizzazione e Sviluppo del Sistema di CNA Nazionale.
- Coordinamento: Il coordinamento dei lavori e delle attività previste nell’art.3 del presente Regolamento viene effettuato dal Responsabile del Dipartimento e Gestione Risorse Economiche e Finanziarie di CNA Nazionale.
- Componenti: In ottemperanza all’art.20 del Regolamento Attuativo, comma 4 capoverso secondo, CNA Audit è composta da alcuni esperti Nazionali e da alcuni specialisti presenti nelle strutture territoriali coinvolti al momento delle singole attività. I 10 componenti sono espressione delle Regioni: Piemonte, Lombardia, Veneto, Emilia Romagna, Toscana, Marche, Lazio, Abruzzo, Sicilia e Sardegna .
- Componenti a chiamata: possibilità di interventi integrativi a seconda del luogo, della durata, dell’impegno e delle difficoltà dell’Ispezione.

Art.7 - Incompatibilità e sostituzioni

I componenti CNA Audit espressione della Struttura territoriale dove avviene l’Ispezione in genere non partecipano ai lavori del Gruppo, se non in qualità di esterni e per meri compiti organizzativi, collaborativi e di raccolta dati.

Le sostituzioni di alcune delle Regioni di riferimento sono deliberate dalla Presidenza Nazionale.

Art.8 - Gestione Bilanci e acquisizione dati , Organizzazione

CNA Audit gestisce con i necessari supporti informatici i bilanci che obbligatoriamente dovranno inviare le CNA Regionali e le CNA Territoriali con, quando richiesto, i Bilanci dei relativi Sistemi Societari Partecipati, nonché delle Società di emanazione o promosse di loro interesse.
Tale obbligo in ottemperanza a quanto previsto all’art.20 – Bilanci tipo punto 1 e 2 del Regolamento Attuativo dello Statuto di CNA Nazionale.

Art.9 - Dotazione finanziaria

Al fine di garantire gli equilibri economici e finanziari del Sistema le spese relative alle riunioni di CNA Audit, le missioni sul territorio, gli eventi, la tecnologie informatica e tutte le altre spese dirette ed indirette verranno sostenute da CNA Nazionale mediante l’inserimento nel Bilancio di apposita e congrua voce di spesa.

Art.10 - Pubblicità delle decisioni

CNA Audit, terminata la fase di verifica, comunica al Presidente Nazionale ed al Segretario Generale i risultati delle verifiche e delle Ispezioni effettuate. Tale comunicazione conterrà una Relazione sui tre ambiti di intervento indici all’articolo 3 punto 1,2 e 3 del presente regolamento: Analisi Economica e Finanziaria, Analisi Organizzativa dei Servizi e Analisi della democrazia Interna.
Per ognuno dei tre punti verrà espresso un giudizio con un conseguente giudizio finale complessivo, articolo 3 punto 4 del presente regolamento.
Al giudizio seguirà una proposta sulle azione da intraprendere conseguenti alla verifica ispettiva, tenuto conto di quanto previsto negli art.23 e 24 dello Statuto Nazionale e negli Art.17 , Art.19 punto D e Art.20 del Regolamento Attuativo dello Statuto.
Gli organi della confederazione decideranno se inviare i risultati dell’ispezione alla struttura territoriale di riferimento e alla competente CNA Regionale, gli stessi provvederanno, anche per il tramite del Responsabile di CNA Audit, a comunicare le eventuali sanzioni previste dall’articolo 20 del regolamento attuativo dello statuto.

Art.11 - Archiviazione

Decisioni deliberate, materiale acquisito, relazioni incontri, devono essere appositamente conservati in via digitale.

TITOLO III
AVVIO E PRIMA FASE DEL PROCEDIMENTO

Art.12 - Avvio

L’avvio del procedimento e delle procedure Ispettive di CNA Audit può essere attivato solo su indicazione della Presidenza Nazionale, questa può avvenire:
1. Per conoscenza diretta e/o sensibilità della stessa Presidenza Nazionale;
2. Su formale richiesta degli organismi della CNA Regionale da inviare alla Presidenza Nazionale e per conoscenza agli organismi della CNA Territoriale della quale si richiede la visita ispettiva e sempre per conoscenza al Responsabile di CNA Audit;
3. Su formale richiesta degli organismi della CNA Territoriale che chiede di ricevere la visita ispettiva da inviare alla Presidenza Nazionale e per conoscenza agli organismi della CNA Regionale e sempre per conoscenza al Responsabile di CNA Audit;
4. Su suggerimento di CNA Audit, a seguito di visibili squilibri di Bilancio sia della Associazione Territoriale che della Società o di più Società di servizi, di segnalazioni pervenute da organismi territoriali, di ripetute richieste di Contributi e Anticipazioni non in linea con gli effettivi incassi da tesseramento, di visibili e consistenti casi di riduzione dei numeri di tesserati.
In ottemperanza all’Art. 23 dello Statuto Nazionale e dell’art.17 e dell’art.19 comma 1 punto D, comma 3 e Art.20 del Regolamento Attuativo dello Statuto.

Art.13 - Modalità di avvio della procedura

La prima fase di avvio della visita ispettiva di CNA Audit prevede l’organizzazione di un incontro presso la sede CNA Territoriale oggetto della verifica.
I questa prima riunione viene deciso il piano operativo, i tempi ed il materiale necessario a svolgere il monitoraggio e poter definire il giudizio finale.
A questo primo incontro sono presenti il responsabile di CNA Audit il coordinatore dei lavori ed almeno uno o più componenti il Gruppo scelti in base alla posizione geografica e alla disponibilità nel periodo di lavoro previsto.
Per la CNA Territoriale partecipano il Presidente, il Segretario ed il Responsabile Amministrativo e il Responsabile dei Servizi.
A seconda delle dimensioni della struttura e del grado di rischio della situazione economica finanziare, dell’organizzazione dei servizi e della situazione della democrazia interna, all’incontro può partecipare un componente la Presidenza Nazionale .

Art.14 – Richiesta Documenti e Materiale

Il Gruppo di lavoro di CNA Audit (per avviare la fase di verifica) ha necessità di acquisire il seguente materiale:
Analisi Economica e finanziaria: Bilanci del Gruppo relativi agli ultimi tre anni, se non presenti nel Data Base Nazionale, approvati dai rispettivi organi compreso del Bilancio preventivo e di una situazione contabile aggiornata dell’anno in corso.
Analisi Organizzativa servizi: Informazioni relative al Modello Organizzativo dei servizi in essere, la proporzione tra il numero degli associati e coloro ai quali viene erogato almeno un servizio tra quelli presenti nel catalogo, numero sedi operative, ed eventuale gestione o predisposizione ad un Modello Organizzativo che preveda un Front office orientato alle necessità della clientela ed un back office orientato alla realizzazione del servizio.
Acquisizione dei dati relativi al numero dei dipendenti in regime di FTE (Full Time Equivalent) dei ricavi complessivi del Gruppo e dei costi complessivi del personale addetto.
Analisi della democrazia interna: acquisizione dei libri Sociali della CNA Territoriale relativi al Registro dei Verbali dell’Assemblea dei Soci, delle Riunioni della Direzione Territoriale e della Presidenza Territoriale nonché il registro dei verbali e delle verifiche del collegio Sindacale.
Stesso discorso per i libri Sociali delle Società del Gruppo qualora necessario.

TITOLO IV
FASE ESECUTIVA DELLA VERIFICA E GIUDIZIO FINALE

Art.15 - Riunioni e stesura Report

La fase esecutiva prevede una serie di incontri e di colloqui tra le parti dove vengono definite e dettagliate le situazioni di squilibrio che si sono venute a verificare in tutti e tre gli ambiti di verifica.
Il gruppo di lavoro di CNA Audit alla fine redige un Report che in via generale evidenzia i punti di seguito definiti:
- Premesse e Obiettivi: specificando le motivazioni che hanno portato ad una verifica di CNA Audit e gli obiettivi che si vogliono raggiungere.
- Contesto Associativo di riferimento: viene presa in considerazione la consistenza Associativa degli ultimi 3/ 5 anni sia in termini di Associati che di numero paganti nonché gli andamenti del tesseramento CNA Pensionati, Punti Epasa e pratiche modelli 730. Infine l’andamento del tessuto economico di riferimento e la proporzionalità tra
numero di Associati e gli Iscritti all’Albo come previsto nell’Art.17 – Risoluzione del rapporto Confederale del Regolamento Attuativo dello Statuto.
- Contesto Organizzativo di Riferimento: Distribuzione sedi nel territorio competente differenziando quelle di proprietà o in locazione, effettiva capacità remunerativa della singola sede, verifica della corretta distribuzione delle spese generali e dei costi del personale tra le varie Società del Sistema, partite infragruppo, utilizzo del Marchio o pagamento della tessera da parte delle Società di Servizi alla CNA Territoriale, rapporto Soci con Soci con Servizi, produzione per Servizio, Quantità e Qualità dei punti vendita, Numero Sedi e Personale per Sede.
- Analisi economica: viene effettuato un riclassificato dei Bilanci di ogni struttura del Gruppo e un riclassificato del Bilancio consolidato individuando le proporzionalità tra Ricavi e costi di produzione, Ricavi e Costi del Personale Ricavi ed oneri finanziari utilizzando i più comuni Indici di Bilancio. Particolare attenzione: agli indicatori di FTE fatturato Costo, al Contratto di lavoro applicato.
- Analisi finanziaria: Viene effettuata riclassificando lo Stato Patrimoniale di ogni struttura del Gruppo e riclassificando anche il Bilancio consolidato individuando le proporzionalità tra Asset a breve termine e a medio-lungo termine nonché l’indebitamento a breve e a medio-lungo termine. La consistenza del Patrimonio netto e l’individuazione del Fabbisogno finanziario a breve termine insieme con i più conosciuti Indici Finanziari sono gli ulteriori elementi presi in esame. In più particolare attenzione: all’esigibilità dei Crediti, al trattamento per costi comuni, Software, centralino, utenze, personale, affitti ed alla Salvaguardia del Patrimonio.
- Analisi della struttura territoriale sotto il profilo funzionale della democrazia interna.
Verifica su quantità e qualità delle: Riunioni di Presidenza e verbali, Riunioni di Direzione e verbali, Riunioni di Assemblea e verbali, Consigli di Amministrazione di Società dei servizi, Partecipazione dei soci alla vita della cooperativa, Modalità di costruzione ed illustrazione del bilancio preventivo e del bilancio consuntivo, Verifica livello di aggiornamento dello Statuto e del Regolamento
- Conclusioni , proposta di interventi e monitoraggio nel breve periodo di CNA Audit concludono la fase di redazione del Report della verifica.

Art.16 - Riunione finale e condivisione del Report

I lavori di CNA Audit si concludono con una presentazione e una illustrazione del Report alla Presidenza Nazionale. La presidenza individua la modalità di illustrazione al Presidente ed il segretario della CNA Territoriale oggetto della verifica, in via ordinaria è effettuata con il Responsabile di CNA Audit, il coordinatore e i componenti il Gruppo lavoro CNA

Audit. Come previsto nell’Art.12 del presente Regolamento, può essere presente anche un componente la Presidenza Nazionale.

Art.17 – Valutazioni per a Redazione del Report Finale

01 - Indice di Analisi Economico Patrimoniale
A = buono = produce margine, aumenta e/o non erode patrimonio, FTE soddisfacente
A1 = sufficiente = produce lieve margine, non erode patrimonio, FTE positivo
B = equilibrio = alternativamente produce piccolo margine o piccole perdite, non permette investimenti, tende ad erodere patrimonio, FTE equilibrato o leggermente critico
C = instabile = alternativamente produce piccole perdite o piccolo margine, con pregresso debitorio importate, erode il patrimonio, FTE instabile
C1 = rischio = produce perdite piccole o consistenti, erode il patrimonio, FTE negativo

02 - Indice di Analisi Organizzativo Servizi
A = buono = rapporto addetto/contabilità e addetto paghe/cedolini soddisfacente, numero sedi personale buono
B = equilibrio = rapporto addetto/contabilità o addetto paghe/cedolini insoddisfacente, numero sedi personale alto
C = instabile = rapporto addetto/contabilità e addetto paghe/ cedolini insoddisfacente numero sedi personale eccessivo

03 - Indice di Analisi Democrazia Interna
A = buono = più di 11 riunioni della Presidenza, più d 5 riunioni Direzione, almeno 1 riunione Assemblea
B = equilibrio = almeno 7 riunioni della Presidenza, meno di 5 riunioni Direzione, almeno 1 riunione Assemblea.
C = instabile = meno di 7 riunioni della Presidenza, meno di 2 riunioni Direzione, almeno 1 riunione Assemblea.
P.S. = il collegio dei Garanti ed il Collegio dei Revisori (unico) sono obblighi previsti dallo statuto Art 18 ed art 19.

Art.18 - Individuazione degli Indicatore di riferimento

ENTRATE/FTE COSTI DEL PERSONALE/FTE

FTE = si intende il numero complessivo del personale “normalizzato” calcolando quanti sono i Full Time Equivalente. Questa variabile, indicatore, segnala che si è in presenza di una difficoltà, «warning», una gestione su cui richiamare l’attenzione, quando nei due indici A e B, i rapporti FTE dei due indicatori sono:
 A1 - il totale delle entrate di un sistema territoriale diviso per il numero dei FTE è minore di 50.000 €
 A2 - il totale dei costi del personale diviso per il numero di FTE è maggiore di 35.000 €
 B1 - il totale delle entrate di un sistema territoriale diviso per il numero dei FTE è minore di 60.000 €
 B2 - il totale dei costi del personale diviso per il numero di FTE è maggiore di 39.000 €

 

TITOLO IV

Report Finale e Comunicazioni conseguenti

Art.19 - Report Finale

A cura del Responsabile di CNA Audit viene redatto un Report Finale che tiene conto dei tre ambiti di lavoro e dei rispettivi indici assegnati. Il Report indica le valutazioni complessive conclusive e le proposte ed i suggerimenti correttivi, ove possibile gli interventi da effettuare.
Qualora necessario viene stabilita anche una successiva data per effettuare una nuova visita e monitorare se gli interventi ed i correttivi siano stati effettivamente realizzati.
Il Report Finale ed i relativi allegati sono inviati dal Responsabile di CNA Audit a Presidente Nazionale e al Segretario Generale.

Art.20 - Comunicazione Report Finale alla CNA Regionale e CNA Territoriale

La Presidenza Nazionale, coinvolta dal Presidente Nazionale e dal Segretario Nazionale, decide le modalità informative, rispetto alle conclusioni contenute nel report finale, delle operazioni e dei correttivi da intraprendere, con il Presidente ed il Segretario della CNA Territoriale e per conoscenza alla CNA Regionale di riferimento.
Nella stessa comunicazione verranno evidenziate le conseguenze, anche economiche, di una mancata realizzazione entro i termini indicati dei correttivi proposti.
Esplicito riferimento agli Art.17 – Risoluzione del Rapporto Confederale, Art.18 – Sanzioni Disciplinari, Art.19 Provvedimenti nei confronti dei Soggetti del Sistema Confederale, Art.20 – Bilancio Tipo del Regolamento Attuativo dello Statuto.
 

Art.21 - Comunicazione Finale: prolungamento dei termini

Qualora la CNA Territoriale, per fatti a se non imputabili, dimostri di aver iniziato il percorso suggerito, ma di non aver potuto rispettare i termini e le condizioni previste nel Report Finale , può chiedere di essere disposta una dilazione dei termini mediante comunicazione scritta a firma di Presidente e segretario territoriale.
La comunicazione va inviata al Presidente Nazionale ed al Segretario Generale.
Disposizioni Generali

Art.22 - Efficacia ed applicazione del Regolamento di CNA Audit

Il presente Regolamento, è approvato e modificato dalla Direzione Nazionale di CNA, entra in vigore per tutti i procedimenti e le verifiche in corso alla data della sua approvazione.

Art.23 - Comunicazioni

Per le comunicazioni possono essere impiegati tutti i mezzi che, per esigenza di rapidità, sono comunemente utilizzati , compresi in particolare quelli informatici, purché consentano la prova del ricevimento della comunicazione.

Art.24 - Obbligo di riservatezza

I componenti il Gruppo di lavoro di CNA Audit e le parti oggetto di verifica ed Ispezione sono tenute a tenere riservata qualsiasi notizia o informazione inerente allo svolgimento e all’esito delle verifiche Ispettive.

Art.25 - Regole Generali

Per ogni caso non espressamente previsto dal Regolamento CNA Audit agisce secondo i principi generali dello Statuto del Regolamento Attuativo dello Statuto e del Codice Etico e nello specifico l’Art 23 dello Statuto Nazionale e gli Art.17, Art.18, Art. 19, Art.20 del Regolamento Attuativo.